江西景诚建设有限公司
标题：文件资料管理制度
文件编号：JC-ZD-02
版本：A0
APPROVED BY 核 准 | REVIEWED BY 审 核 | PREPARED BY 制 订 |
熊成华 | 卢建文 | 张绍莹 |
修 订 履 历 表
项次 | 修订页次 | 版次 | 修订前内容 | 修订后内容 | 修订日期 | 备 注 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.0目的
对管理体系文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2.0适用范围
本程序适用于管理体系有关的各类文件。
3.0职责
行政部负责管理体系文件的归档管理。
4.0作业说明
4.1 管理体系文件的分类编号方法及标识
4.1.1 本公司管理体系文件分为四类：
一级文件：管理手册；
二级文件：程序文件、管理计划等管理性文件；
三级文件：作业指导书，如操作规程、检验标准、工艺规范、环境与安全管理规定等具体工作的指导性文件。
四级文件：管理记录，各岗位工作中形成的与管理有关的记录、报表等。
4.1.2 文件的编号方法：
管理手册：
GM 01
① ②
①管理手册代号
②序号
程序文件：
GP 01
① ②
①程序文件类
②文件序号01—99
管理制度/规定：
JC ZD/HA 01
① ② ③
①公司名首写字母
②如果是管理制度，ZD表示；如果是环境安全的规定，以HA表示
③文件序号01—99
管理记录：
□□□□ □□ □□
① ② ③
①程序文件或者管理制度/规定代号
②序号 0-11
③版本号
4.1.3 文件分为“受控”和“非受控”两大类，所有与体系运行紧密相关的文件均应受控，受控文件须在文件上加盖红色的公司印章。非受控文件则无受控标识。
4.1.4 文件的版本号：
a.文件的首版，其起始版本号应为A/0。
b.凡是对文件中一般的非原则性差错的更改，每更改一次应顺次提升版本号后面的个数，如由A0改为A1，由A2改为A3…等。
c.凡是文件更改中涉及系统的主要内容或需要增、减页次等，应更改版本号整数位，每更改一次顺次提升整数位A0改为B0；每次更改后的新版本号的小数位应从X0开始。
d.表格的版本、版次的更改与文件相同。
4.2 文件的编写、批准和发布
4.2.1 管理手册由管理者代表或其指定人员编写，经总经理批准后发布。
4.2.2 程序文件由各相关部门负责人编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布。
4.2.3 作业指导书由各部门负责组织相关人员编写，经部门主管核准后发布。
4.2.4 各级文件编写时须确定发放范围，由文管填入《受控文件清单》，由管理者代表批准。
4.2.5 所有文件经批准后，原稿统一由文管存档。文管按《受控文件清单》规定的发放数量复印和发放。
4.2.6 文件发放时，须填写分发号并加盖蓝色的“发行”章，同时回收旧版本。文件的发放和回收情况由文管中心记录于《文件收发记录表》中。
4.3 文件的更改
4.3.1 各部门如发现文件需要更改，应填写《文件作业申请单》交文管确认经各部门会签待管理者代表批准后始可发行。
4.3.2 文件的更改原则上由原编写部门执行，原审批部门审批。如果指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.3.3 更改后的文件发放时按4.2.6执行。
4.3.4 若为电脑打印个别字出错，可由文管在文件上直接修改，在修改处签名，可不作换页和版次的修改。
4.3.5 文件的小修改可采取更改页抽换的方式，但必须注意版次无误。更改文件版本时，则必须全文更换。
4.4 文件的保存、作废和销毁
4.4.1 文件的保存：
在无新版本发布前，管理体系文件原则上应无限期保存。记录的保存期限按《记录一览表》执行。
b）文件应分类存放在通风、干燥、安全处，并注意防鼠、防火、防霉。
4.4.2 作废的文件由文管收回，除原稿加盖“作废”章后作资料性保留外，其余全部销毁。非重要性作废文件可回收作为再生纸使用，但必须加盖“作废”章以免误用。
4.5 文件的评审
管理者代表每两年组织一次对管理体系文件的全面评审，评审引起的文件更改按本程序4.3执行。
4.6 外来文件的管理
4.6.1 本公司外来文件包括与管理体系有关的法律法规、顾客提供技术资料、以及其它相关方必要的文件资料。
4.6.2各部门收到外来文件由部门负责人确认后交文管归档，由文管登记于《外来文件登记表》中。
4.6.3 外来文件如需引用，应由申请部门填写《文件作业申请单》交管理者代表批准后，文管复印发放，原稿存档备查，发放的复印件须按本程序4.2.6执行。如管理者代表认为无须存档，可由文管中心登记后发放原件。
4.6.4 顾客提供的技术资料包括样品、图纸等，由业务确认转文管后直接登记于《外来文件登记表》中，根据实际需要存档和发放生产科等相关部门使用。
4.7电子文档控制要求:
4.7.1电子档文件在发行前,制作单位连同书面文件,统一交给文管由其存档.各单位有阅读需求,转换成唯读档(如PDF)后,经权限认可方可查阅.
4.7.2相关部门禁止保存非唯读的电子档并任意转换,或未经权限许可阅读.
5.0相关文件
记录控制程序
6.0记录表单
受控文件清单
文件收发记录表
文件作业申请单
外来文件登记表
